-: Hola, soy Kimberly del equipo de Éxito del Cliente
de Basecamp y quiero enseñarte cómo trabajar con clientes
dentro de Basecamp.
Sabemos que muchos clientes están usando Basecamp
solo para su equipo interno,
pero aún usan otras herramientas como el correo electrónico
para comunicarse con sus clientes, lo entiendo,
pero tengo que ser honesta, los clientes con Basecamp
son uno de mis aspectos favoritos del producto.
Lo he mencionado antes, pero antes de trabajar en Basecamp,
era planificadora de eventos y cada uno de mis clientes
tenía su propio proyecto separado en Basecamp
que podían acceder.
Aparte de las reuniones en persona o en línea,
Basecamp era la forma principal en que me comunicaba
con mis clientes sobre sus eventos.
No me envíes un correo electrónico. No me envíes un mensaje de texto.
Ponlo en Basecamp.
Es muy útil para almacenar todo en un solo lugar
y mantener toda la comunicación con los clientes registrada
para que puedas encontrarla fácilmente
y consultarla si es necesario.
En este video, no solo te voy a mostrar
cómo hacer que tus clientes usen Basecamp,
sino también cómo puedes controlar lo que ven
una vez que estén allí.
Antes de comenzar,
creo que es más útil configurar tu proyecto
de la manera que quieres que esté estructurado
antes de invitar a tus clientes a tu cuenta.
Decide qué herramientas quieres que tenga tu proyecto.
Puedes cambiar, renombrar y duplicar herramientas
con un menú de tres puntos en la parte superior derecha
desde dentro de un proyecto.
Tu cliente no podrá cambiar las herramientas del proyecto
ni renombrarlas, así que tienes total control
de cómo está estructurado tu proyecto,
no te preocupes, si decides agregar una herramienta
o renombrar una herramienta más tarde,
también puedes hacerlo.
Para agregar un cliente a tu proyecto en Basecamp,
primero necesitas dar tu proyecto "acceso del cliente".
Haz clic en Agregar personas y en esta pantalla,
selecciona Agregar un cliente a este proyecto.
Escribe el nombre de la empresa del cliente
y selecciona Siguiente.
Si ya tienes clientes agregados en tu cuenta de Basecamp,
puedes seleccionarlos aquí,
pero si es la primera vez que agregas a alguien a Basecamp,
primero tendrás que invitarlos a tu cuenta
antes de que puedas agregarlos a este proyecto.
Haz clic en "invitar personas a tu cuenta" desde el popup.
Y, una nota, puedes agregar personas a tu cuenta
desde tu pantalla de inicio también
con el botón verde Invitar Personas.
Desde cualquier lugar, terminarás aquí,
donde elegirás a quién estás invitando.
Debes indicar que la persona que estás agregando
es un cliente para el que estás trabajando.
Esta es la parte más importante de la configuración
ya que esta es la única opción donde puedes controlar
lo que esta persona ve.
Si alguien es agregado a tu cuenta
de cualquier otra manera, tienen acceso completo
a todas las partes del proyecto;
pueden ver todos los mensajes, las tareas
y todo lo demás. Así que si quieres ocultar algo
de un cliente o tener conversaciones privadas
con tu equipo interno sin el cliente,
asegúrate de identificarlos como un cliente
cuando los invites. Ingresarás su nombre,
dirección de correo electrónico y la empresa del cliente,
la cual aparecerá a medida que la ingreses
ya que ya la has agregado a tu proyecto.
Puedes agregar a más de una persona a la vez
con el botón verde de más.
Haz clic en "Envía esta invitación ahora"
y Basecamp enviará un correo electrónico al cliente
para que puedan configurar una contraseña
para acceder a tu cuenta.
Mientras eso sucede, debes seleccionar
a qué proyectos puede acceder tu cliente.
Marcarás el proyecto que quieres que vean y luego guardarás.
Es importante que sepas que solo los proyectos
que tienen acceso para clientes activado aparecerán aquí.
Así que si deseas invitar a alguien que has identificado
como cliente a un proyecto y no ves ese proyecto
en la lista, necesitarás retroceder un paso
y activar el acceso de cliente para el proyecto.
En tu pantalla de inicio,
verás el nombre de la empresa del cliente
en la tarjeta del proyecto encima del nombre del proyecto,
así que es fácil ver que ese proyecto
tiene clientes invitados.
Cuando abras el proyecto,
también verás el avatar del cliente en la parte superior,
una indicación de que son el cliente
así como un círculo amarillo alrededor del avatar.
En este punto, le has dado a tu cliente
acceso a tu cuenta de Basecamp
y los has agregado a un proyecto,
pero no pueden ver nada,
eso es porque todo en un proyecto es privado por defecto,
tienes que activar una opción
para que el cliente pueda verlo. Déjame mostrarte.
Empecemos con el tablero de mensajes.
Cuando publicas un nuevo mensaje,
verás una nota en la parte superior
preguntando quién puede tener permiso para ver este mensaje.
Está configurado automáticamente como privado,
pero si deseas que el cliente pueda verlo,
selecciona Permitir que el cliente también lo vea.
El indicador amarillo en la parte superior te informa
que es visible para el cliente.
Desde la herramienta del tablero de mensajes,
también podrás saber cuales mensajes puede ver el cliente.
Cualquier mensaje sin el resaltado amarillo
son privados para tu equipo.
Con la lista de tareas, el proceso es el mismo.
Cuando agregas una nueva lista de tareas, verás el área
en la parte superior donde puedes cambiar la lista de tareas
de privada a compartida con el cliente.
Esto funciona muy bien si quieres tener una lista de tareas
para tareas que el cliente pueda ver
y una lista de tareas privada para tareas internas
como la incorporación del cliente
o incluso tareas contables.
Cuando una lista de tareas es privada,
el cliente no puede ver si alguien agregó una tarea a la lista,
comenta en la tarea, o completa una tarea,
solo ven la lista de tareas
que has compartido con ellos.
Veamos documentos y archivos.
Cuando subes algo a esta parte de un proyecto,
verás un área en la parte superior
preguntando quién tiene permiso para ver este archivo.
Si es privado, el cliente nunca verá este archivo
ni siquiera que existe.
Si lo compartes con ellos,
podrán comentarlo, descargarlo, entre otras cosas.
Cuando agregas un evento al calendario,
tendrás la opción de mostrárselo al cliente
o mantenerlo privado con tu equipo.
Ni siquiera podrás agregar un cliente
a un evento en el calendario
hasta que compartas ese evento.
Desde la página del calendario,
verás de nuevo ese indicador amarillo
que te permite saber lo que el cliente puede ver.
Vamos al Campfire Chat.
Una cosa que debes saber aquí es que no puedes hacer
que los comentarios individuales en un Campfire Chat
sean privados ni visibles para el cliente,
pero puedes seleccionar si toda la herramienta Campfire Chat
es privada o no.
Así que si quieres restringir el chat de Campfire
a tu equipo, puedes hacerlo.
O si quieres que los clientes puedan chatear contigo,
podrías abrirles el acceso,
incluso podrías agregar un Campfire separado
a tu proyecto si quisieras,
uno al que el cliente pueda acceder
y otro completamente separado para tu equipo.
Ese indicador amarillo se mantiene
a lo largo de tu proyecto en Basecamp,
así que no hay confusión sobre lo que el cliente puede ver.
Antes de terminar, solo quiero aclarar
que aunque usamos la palabra cliente aquí en Basecamp,
puedes invitar a cualquiera persona a tu cuenta
con esta categoría de cliente,
si quieres controlar lo que pueden ver
dentro de un proyecto.
Por ejemplo, hemos visto a maestros
que configuran a sus estudiantes como clientes,
o al personal de la empresa agregando ejecutivos a la cuenta
como clientes.
Supongamos que eres una asociación civil
y usas Basecamp para dirigir tus tareas diarias.
Puedes configurar a tus voluntarios en Basecamp
como clientes
y controlar qué partes del proyecto puede ver el cliente.
Esa categoría de "cliente" te permite limitar la visibilidad
a partes de tu proyecto,
así que no dejes que ese nombre te restrinja.
Espero que esta información sea de ayuda.
Si tienes alguna pregunta mientras comienzas
y agregas clientes a tu cuenta,
puedes contactarme a mí o al resto
del equipo de éxito enviando un correo
a guides@basecamp.com.